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變更管理概要

變更不可避免，拒絕變更通常不是正確的選擇。

為什么需求會變更

1. 對問題的理解深入。

2. 問題自身發(fā)生變化。

3. 沒有在正確的時間，問正確的人，正確的問題。

4. 干系人想法改變。

5. 外部環(huán)境變化。

常見變更原因

需求變更的影響

1. 影響到項目內(nèi)其他需求。

2. 影響產(chǎn)品的設(shè)計方案。

3. 影響項目范圍。

4. 影響到能否成功達成項目目標(biāo)。

需求變更應(yīng)對措施

1. 記錄下需求變更情況。

2. 評審決定是否要在本項目中包含該變更。

3. 評估變更影響

□ 是否會影響到成功實現(xiàn)項目目標(biāo)

□ 相對其他項目需求的重要程度

□ 對其他項目需求的影響

□ 對其他需求跟蹤要素的影響

4. 控制變更。

變更管理策略

1. 依據(jù)變更管理流程來管理變更。

2. 接到變更請求，首先應(yīng)該評估變更影響。

3. 將變更影響通知相關(guān)干系人，并請求CCB批準(zhǔn)或否決變更。

4. 如果變更已經(jīng)發(fā)生，首先了解變更的實際內(nèi)容，然后評估變更對所有項目目標(biāo)所造成的影響。

5. 涉及項目基準(zhǔn)變化的變更，在變更實施后，需更新項目基準(zhǔn)。

變更控制流程

變更控制委員會CCB

1. 項目范圍變更很可能需要額外的項目資金、額外的資源和時間。因此，應(yīng)建立包括來自不同領(lǐng)域的項目利益相關(guān)者在內(nèi)的變更控制委員會，以評估范圍變更對項目或組織帶來的影響。

2. 變更控制委員會的組成

□ 雙方項目管理人員：部門領(lǐng)導(dǎo)、高層經(jīng)理、項目經(jīng)理

□ 技術(shù)人員：開發(fā)人員、測試負(fù)責(zé)人、質(zhì)量保證負(fù)責(zé)人QA

□ 商務(wù)人員

變更控制情況一

1. 績效保持常量

□ 績效固定時，成本可以看作是一個時間的函數(shù)

2. 在績效固定時，有四種基本情況

□ 可能需要額外的資源，這通常會使成本很快上升

□ 工作范圍可能被重新定義，不改變項目績效要求的工作可能會被刪除

□ 為了平衡項目成本或者加快在關(guān)鍵路徑上的某些活動，有效資源會被移動到那些拖后腿的工作中

□ 計劃的改變會把某些工作由順序進行改為并行，這種變更也導(dǎo)致資源的重新分配

變更控制情況二

1. 成本固定

成本固定時，績效可以作為時間的函數(shù)，績效水平的高低也往往決定是否改變項目的時間計劃。如果成本固定，項目經(jīng)理首先要仔細(xì)研究項目的合同，合同中對于要求達到的績效水平必須有清晰的規(guī)定，對于包含什么不包含什么必須陳述清楚。密切注意由于客戶需求變化或者額外要求發(fā)生的成本，有助于減少成本超出計劃的可能性。

2. 常見的經(jīng)常被忽略且能引起成本增加的問題有

□ 過細(xì)的報告

□ 不必要的文檔

□ 多余的成本、時間和項目進度文檔

□ 對項目采用了錯誤的合同類型

變更控制情況三

1. 時間固定

□ 在時間固定的情況下，成本會隨著績效而改變。有時候，即使假設(shè)時間固定，實際上往往也會有一個變化幅度，前提就是不會給客戶帶來不便

□ 時間因素的另一個方面，就是對時間變更的早期警告。這種做法經(jīng)常會降低因時間變化而對客戶造成的損失

□ 保證盡早把時間變更通知到客戶，確保雙方可以在時間、資金甚至技術(shù)、績效之間進行統(tǒng)一的平衡分析并處理

變更控制情況四

1. 沒有約束是固定的

□ 時間、成本和績效都不固定，即可以在不同的績效水平上，進行成本和時間平衡

□ 變更的平衡分析在項目全壽命周期的任何時間點上都是必須的，在整個項目的生命周期上，平衡分析的準(zhǔn)則是有可能變化的。在整個項目的生命周期上，時間、成本和績效約束的相對重要性是能夠變化的

□ 如果項目變更的目標(biāo)確定以后，下一步的工作就是分析和選擇可行的備選方案，目標(biāo)是使項目所受到的總影響最小

2. 變更控制應(yīng)該包括以下內(nèi)容

□ 編制一份正式的項目變更報告，包括要達到的變更的工作范圍、進度計劃和成本

□ 構(gòu)造一個包含成本、工作目標(biāo)和進度計劃的決策樹，同時估計每種情況下，到達決策點成功的概率

□ 為內(nèi)部和外部項目管理者提供幾個備選方案，同時給出各自的成功概率

□ 利用管理的一致性，選擇恰當(dāng)?shù)耐旯げ呗圆嵤?，此時假設(shè)項目經(jīng)理不會堅持完成一個不可能完成的任務(wù)

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業(yè)高管及創(chuàng)業(yè)者，資深管理教練。聚焦互聯(lián)網(wǎng)、電商和新商業(yè)，洞察一切商業(yè)本質(zhì)。歡迎大家關(guān)注、點贊、轉(zhuǎn)發(fā)、評論！