采購周期的七個步驟包括：

第 1 步：接收和分析采購申請

第 2 步：選擇供應(yīng)商（研究、詢價、分析、選擇）也稱為采購

第 3 步：確定合適的價格

第 4 步：發(fā)布采購訂單和協(xié)議

第 5 步：跟進以確保交貨日期得到滿足

第 6 步：接收和接受商品或服務(wù)

第 7 步：批準(zhǔn)供應(yīng)商的付款發(fā)票

01采購周期第 1 步：請購單和規(guī)格

采購申請是用于請求采購部門授權(quán)在指定時間內(nèi)購買所需數(shù)量的某些材料的內(nèi)部文件。采購訂單通常會在采購部門批準(zhǔn)申請后創(chuàng)建。不同的材料、服務(wù)和資本設(shè)備可能有不同的生成采購申請的方法。

物料需求計劃 (MRP- material requirements planning) 環(huán)境中的原材料和半成品將生成一個申請作為計劃訂單，計劃員或計劃員/采購員將對其進行審核。根據(jù)公司政策，這可能是繼續(xù)訂購材料所需的唯一授權(quán)。

02采購周期第 2 步：尋源

在采購周期中，尋源是指供應(yīng)商搜索、鑒定和選擇的過程。

這個過程根據(jù)是否使用戰(zhàn)術(shù)采購或戰(zhàn)略采購而有所不同。戰(zhàn)術(shù)性采購是比較被動的：供應(yīng)商的搜索可能僅限于使用包括交易歷史文件在內(nèi)的批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單。這意味著供應(yīng)商已經(jīng)符合資格標(biāo)準(zhǔn)。如果有多個供應(yīng)商可供選擇，買方可能會發(fā)出招標(biāo)書以尋找最低價格。在某些情況下，可能只找到一個供應(yīng)商?？梢赃M行更詳細(xì)的搜索，包括詢問組織當(dāng)前的供應(yīng)商和銷售人員網(wǎng)絡(luò)，或使用基于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，如電子目錄和搜索引擎。

戰(zhàn)略性采購更加積極主動--組織主動尋找供應(yīng)商。這種方法會有很大不同。一般來說，在戰(zhàn)略采購過程中，資格審查和選擇更加有力，選擇時除考慮價格外，還考慮技術(shù)能力、可靠性和/或售后服務(wù)等因素。

03采購周期第 3 步：定價信息

一旦做出購買決定，下一步就是準(zhǔn)備文件以請求供應(yīng)商投標(biāo)。可以通過供應(yīng)商銷售人員、目錄、貿(mào)易雜志、貿(mào)易目錄和互聯(lián)網(wǎng)等多種來源確定潛在供應(yīng)商。

信息請求(RFI-Request for Information)

尋求編制供應(yīng)商名單或?qū)?yīng)商進行資格預(yù)審的采購商使用此方法。RFI 要求提供供應(yīng)商財務(wù)可行性、產(chǎn)品線、生產(chǎn)能力、采購管理和協(xié)作技術(shù)以及交付能力等信息。

詢價(RFQ-Request for Quotation)

當(dāng)詳細(xì)的產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范或工作說明書 (SOW- statement of work) 已最終確定時，通常會使用 RFQ。目標(biāo)是從經(jīng)過預(yù)審的供應(yīng)商那里獲得價格、交貨和其他特定條款。RFQ 的結(jié)果由采購委員會審查并選擇供應(yīng)商。此時，流程進入最終定價、談判和簽約階段。

征求建議書(RFP-Request for Proposal)

當(dāng)詳細(xì)的產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范或工作說明書 (SOW) 尚未最終確定時，通常會使用 RFP。被問到的問題包括供應(yīng)商資格和財務(wù)可行性；響應(yīng)指南，例如保密、提案準(zhǔn)備、談判條款、提案評估和中標(biāo)通知；SOW 步驟，例如技術(shù)規(guī)范、定價和計費建議、供應(yīng)商質(zhì)量計劃和實施計劃。

發(fā)布購買要約

通常用于政府合同，在這種方法中，投標(biāo)是在公開招標(biāo)文件中或通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布的。目標(biāo)是確保投標(biāo)對公眾開放。

反向拍賣

反向拍賣是潛在或合格供應(yīng)商有機會對項目進行投標(biāo)和重新投標(biāo)的活動，目的是在競爭中勝出并獲得合同。合同可以按百分比授予多個供應(yīng)商，出價最低的投標(biāo)人獲得最高百分比。

04采購周期第 4 步：簽發(fā)協(xié)議

采購周期的第四步是簽發(fā)協(xié)議。創(chuàng)建采購訂單或其他協(xié)議并將其發(fā)送給供應(yīng)商。此過程和傳輸方法可以是手動的、電子的或通過電子數(shù)據(jù)交換(EDI-electronic data interchange )。

需要協(xié)議副本的各個部門包括：

采購——管理訂單，盡可能加快項目進度。請求者——確認(rèn)已訂購零件或服務(wù)交通——安排進場運輸接收 ——在零件或服務(wù)到達時進行交易質(zhì)量——被告知要檢查哪些項目應(yīng)付賬款——處理付款

其他類型的協(xié)議包括合同和工作說明書 (SOW) 或服務(wù)級別協(xié)議(SLA-service level agreement)。

無論是使用戰(zhàn)術(shù)采購還是戰(zhàn)略采購，協(xié)議都會在采購過程中發(fā)布。

05采購周期第 5 步：跟進

將聯(lián)系供應(yīng)商以加快或取消加快零件或服務(wù)，或者可以請求關(guān)于數(shù)量或交貨日期的更改訂單。公司可能會要求供應(yīng)商發(fā)出提前發(fā)貨通知。

06采購周期第 6 步：收獲

零件到達時必須密切注意。接收部門需要一份協(xié)議副本，以確認(rèn)在正確的時間和正確的地點收到了正確的零件和數(shù)量。當(dāng)卡車到達時，公司可能會在提單上加蓋時間戳，特別是如果要求的交貨是日期和特定時間。應(yīng)提供每個箱子的裝箱單以識別零件，但在發(fā)出收貨報告之前應(yīng)確認(rèn)每個細(xì)節(jié)。接收報告可以是電子的，并通知相應(yīng)的人員和部門。

07采購周期第 7 步：批準(zhǔn)付款

應(yīng)付賬款將驗證采購訂單和收貨報告是否與供應(yīng)商的發(fā)票相符。付款條件也將在付款發(fā)布前按約定確認(rèn)。付款過程可以是手動的，也可以使用電子資金轉(zhuǎn)帳 (EFT-electronic funds transfer)。

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